home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Netware Super Library / Netware Super Library.iso / mis_cnvt / conv_db / convdb.doc next >
Encoding:
Text File  |  1990-02-05  |  8.1 KB  |  186 lines
  1.                                    'Easy Data'            v1.7
  2.                            Ascii to dBASE/LOTUS Converter
  3.                                  Copyright (c) 1990
  4.                                          by
  5.                                    John J. Caputo
  6.  
  7.  
  8. Easy Data is a fast and simple way of converting ascii files into
  9. dBASE compatible files or a LOTUS v2.x compatible file.  All you do
  10. is describe your ascii file to Easy Data and it does the rest.  It
  11. can even create a Clipper format(.NTX) index file to save you the
  12. time in Clipper.  Your file descriptions are saved in mask files
  13. which can be used again later.
  14.  
  15. NEW FEATURES::
  16.        -All non numeric bytes automatically removed from numeric
  17.        fields.  This includes , and $ signs.
  18.        -0 fields in LOTUS files are now left blank.
  19.        -LOTUS cells are formated as comma and the number of decimals
  20.        you specified.
  21.  
  22. Files:
  23.        CONVDB.EXE         Easy Data main program
  24.        CONVDB.DOC         This file
  25.        DEFAULT.ADB        Default ascii to dbase mask file.
  26.        DEMO.ADB           Demo mask file.
  27.        DEMO.TXT           Demo non field delimited ascii file for
  28.                           conversion.
  29.        DEMO2.ADB          Demo mask file 2.
  30.        DEMO2.TXT          Demo delimited ascii file for conversion.
  31.  
  32. Specifications:
  33.  
  34.        - Input ASCII files.
  35.              -with or without field delimiters.
  36.              -with or without record delimiters.
  37.        - Output dBASE compatible Data and Index files.
  38.              -up to 40 fields.
  39.              -up to 254 characters/field.
  40.              -field types  C,N,D or L
  41.        - Output LOTUS compatible file.
  42.              -up to 40 columns.
  43.              -up to 254 characters/column
  44.              -field types  C,D or L will convert to a LOTUS label
  45.                              N will convert to a LOTUS numeric cell.
  46.        - Works in interactive mode or from batch files.
  47.        - Save configuration(mask) files for reuse.
  48.  
  49.  
  50.  
  51. Usage:
  52.        CONVDB [file_name]
  53.  
  54.              [file_name] (optional)  this invokes the batch mode.  The
  55.              mask file_name will be loaded and the conversion process
  56.              will take place.
  57.  
  58.              If file_name is omitted you go into the interactive mode
  59.              of Easy Data.  The file named DEFAULT.ADB will be loaded
  60.              as the current mask.
  61.  
  62.        The screen will be split in two windows.  The top window is
  63.        Easy Data's main menu.  The bottom window is a description of
  64.        the current conversion mask.(the mask describes the input and
  65.        output files for Easy Data)
  66.  
  67.        To make a menu selection press the number of your choice.  No
  68.        carriage return is needed.
  69.  
  70.        To convert the demo file type:
  71.              CONVDB demo
  72.        The files demo.dbf and demo.ntx will be created.
  73.        The second demo mask should produce an identical data file.
  74.              CONVDB demo2
  75.        To practice converting to LOTUS change the convert to field in
  76.        the mask to an L.  Also change the extension of the output
  77.        file to .WK1.  Then rerun the conversion.  A LOTUS 2.x
  78.        compatible file will be created.
  79.  
  80. Menu Selections:
  81.  
  82.        1.)   Load Mask
  83.              A pop-up menu will appear with a list of all mask files
  84.              in the current directory.(up to 50 files)  Point to the
  85.              mask of your choice with the up and down arrows.  Press
  86.              Enter to make your selection.
  87.  
  88.              Once a mask is loaded its description will be displayed
  89.              in the lower screen window.
  90.  
  91.        2.)   Edit Mask
  92.              This selection allows you to edit the current mask.  The
  93.              edit keys work the same as read/get in dBASE.
  94.  
  95.              The edit takes place in two separate screens.
  96.              The first screen is the description window already
  97.              displayed on the screen.  Most of these items describe
  98.              the input file.  You must describe the following items in
  99.              this screen.
  100.  
  101.              -Name:       the name for this mask.
  102.              -Desc:       a description of the mask.
  103.              -Convert to:       this determines the format of the output
  104.                                 file.  If you use a D then dBASE, use an
  105.                                 L for a LOTUS file.
  106.              -Input File:       the input file name.
  107.              -Output File:      the output file name.
  108.              -Number of Fields: the number of fields.
  109.              -Field Delimiter:  the way the fields are delimited.
  110.                           0 = no delimiters (ex. DATA01019012DATA)
  111.                           1 = delimiters (ex. "DATA","010190",12,"DATA")
  112.              -Record Delimiter: the way the records are delimited.
  113.                           0 = CR/LF pair.  (most common)
  114.                           1 = CR only
  115.                           2 = LF only
  116.                           3 = no record delimiter
  117.              -Index Expression: the index exp. for the new index file.
  118.                    It must contain a valid index expression.
  119.                    The index will be Clipper format (NTX).
  120.                    If this is left blank no index will be created.
  121.                    All index expressions will be ignored if LOTUS
  122.                    conversion.
  123.              -Chars. to Ignore: this is for special characters which
  124.                           are in your file which should be ignored.  You
  125.                           can have up to 10 of these characters.  If any
  126.                           of these characters are found in your file
  127.                           they will be converted to spaces when
  128.                           processed.
  129.                             An example would be if your file had $ signs
  130.                           in front of dollar amounts.  In order to place
  131.                           these in a numeric field you need to strip the
  132.                           dollar signs.
  133.        
  134.  
  135.              The second screen contains the field descriptors for the
  136.              new dBASE file.  These are standard dBASE field
  137.              descriptions.  You need complete a description for every
  138.              field in the new database file.  
  139.              
  140.              -The following information is required for each field.
  141.                    NAME:        Name of the field (up to 10 characters)
  142.                                 The name of the fields will appear in row
  143.                                 1 of your LOTUS spread sheet if you
  144.                                 perform a LOTUS conversion.
  145.                    TYPE:        Type of field.  C = character
  146.                                                 N = numeric
  147.                                                 D = date
  148.                                                 L = Logical
  149.                    LENGTH:      Length of the field (up to 254).
  150.                    DEC:         Number of decimals in numeric field.
  151.                    
  152.  
  153.        3.)   Save Mask
  154.              This will save the current mask in the default directory. 
  155.              The file name will be the same as the mask name with the
  156.              extension of .ADB.  If a file already exists by that name
  157.              you will be prompted to overwrite (y/n).
  158.  
  159.        4.)   Convert File
  160.              This performs the actual conversion.  The current mask
  161.              file will be used.
  162.  
  163.        0.)   Quit Easy Data and return to a dos prompt.
  164.  
  165.  
  166.  
  167. Now that you know how to use Easy Data and are happy with the
  168. results its time to pay for it.  All I'm ask for is a small
  169. registration fee to cover my time.  This will entitle you to free
  170. upgrades to Easy Data.  
  171.  
  172. To register please send $29.00 to:   John J. Caputo
  173.                                      4830 S. Blvd. N.W.  # 9
  174.                                      Canton, OH 44718
  175. Thank You.
  176.  
  177. You should find Easy Data simple and fast to use.  If you have any
  178. questions or comments please forward them.
  179.  
  180.  
  181.  
  182. Trademark notice:
  183.        dBASE   is a registered trademark of Ashton-Tate.
  184.        Clipper is a registered trademark of Nantucket Corp.
  185.        LOTUS   is a registered trademark of LOTUS Development Corp.
  186.